Anagrafe -Autenticazione di firme e Autenticazione di documenti

Servizio attivo

Servizio dedicato all' Anagrafe -Autenticazione di firme e Autenticazione di documenti

A chi è rivolto

A tutti i cittadini.

Come fare

Si tratta dell’attestazione, da parte del funzionario incaricato, della conformità all’originale di una copia (“copia conforme”). Una copia, quando autenticata, può essere prodotta al posto del documento originale.
L’autentica è possibile esclusivamente per copie di documenti originali (non è pertanto possibile autenticare una “copia di copia”) e queste ultime possono pertanto sostituire l'originale per gli usi previsti dalla legge.
Non si può autenticare la copia di un atto notarile (unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche è il Notaio stesso).
Nel caso di originale creato su supporto informatico, è necessario rendere disponibile il file, munito di marcatura temporale e di firma digitale in corso di validità, per l’opportuna verifica. Solo in presenza di tali requisiti l’ufficiale d’Anagrafe potrà procedere alla stampa del documento dal supporto informatico e all'autenticazione della stessa.

Cosa serve

È dovuta, dall’origine, l'imposta di bollo a seconda dell'uso del documento (le ridotte casistiche di esenzione sono regolate dalla tabella B allegata al D.P.R. 642/1972 e dalle pronunce dell’Agenzia delle Entrate), nella misura di una marca da bollo ogni quattro facciate/fogli.

Per la documentazione riportata di seguito si può ricorrere ad una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:

atti e documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione;
copie di pubblicazioni;
titoli di studio;
documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Cosa si ottiene

In tale caso si applica quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà. Il cittadino con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, può dichiarare che una copia di un atto o di un documento conservato, o rilasciato da una Pubblica Amministrazione, è conforme all'originale e può essere presentata direttamente all'Ufficio richiedente o inviata insieme a una copia fotostatica del documento d'identità del dichiarante.

Procedure legate all'esito

Non vi sono procedure collegate all' esito.

Tempi e scadenze

Rivolgersi all’Ufficio Anagrafe negli orari d’apertura

Casi Particolari

Non possono, invece, essere sostituiti da dichiarazione sostitutiva o da altro documento:

i certificati medici;
i certificati sanitari;
i certificati veterinari;
i certificati di origine;
i certificati di conformità CE;
i certificati di marchi o brevetti.

Ulteriori informazioni

CHE COS’È L’AUTENTICAZIONE DI FIRMA
Si tratta dell’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.L'autenticazione di firma viene effettuata solo su istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre a privati che consentono di utilizzare gli strumenti di semplificazione (D.P.R. 445/2000).
L'autenticazione della sottoscrizione è prevista infatti per le dichiarazioni:

rivolte ai privati;
da produrre alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici.

In questo caso il cittadino può autenticare la propria firma in calce alla dichiarazione anche all'Ufficio Anagrafe, presentandosi personalmente allo sportello munito di un valido documento di riconoscimento.

Per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, così come per le istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici servizi non è invece prevista l’autenticazione del firma. In questo caso infatti l'autenticità della firma è comprovata esclusivamente in uno dei seguenti modi:

apposizione della firma davanti al dipendente addetto
allegando all'atto una fotocopia non autenticata di un documento di identità (in questo caso tutta la documentazione può essere inviata anche via fax).

L’invio telematico della dichiarazione è consentito se:

firmata digitalmente (con firma digitale o firma elettronica avanzata);
quando l'istante o il dichiarante è identificato attraverso il sistema pubblico di identità digitale (SPID), con la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi;
trasmessa mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare.

L'ufficiale dell'Anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Pertanto il testo del documento deve rimanere nell'ambito previsto e non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc.) e tanto meno concretizzare una procura.

Qualora gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione/attestazione (comprese le pensioni estere) siano redatti in lingua straniera, non è possibile effettuare l'autenticazione se il testo non è scritto anche in lingua italiana.

AUTENTICA DI FIRMA PER PASSAGGIO DI PROPRIETÀ E ALIENAZIONE DI BENI MOBILI:
L’ufficiale di Anagrafe può autenticare la firma sui “passaggi di proprietà” di autoveicoli registrati al PRA, dietro presentazione dell’atto di vendita che, di norma, deve essere redatto sul retro del certificato di proprietà, con la sola firma del venditore. Con l’autenticazione della firma, il passaggio di proprietà non è completato: sarà cura dei privati coinvolti recarsi presso il PRA o all’ACI per la trascrizione e i relativi pagamenti. Anche in questo caso l’autenticazione della firma sconta l’imposta di bollo di € 16,00 e i diritti di segreteria per € 0,52. Nel caso il venditore sia una persona giuridica, la firma dovrà essere apposta da chi ne ha titolo, dietro presentazione di apposita documentazione da cui ciò risulti (statuto, visura camerale ecc.).